Beschikbaar voor alle Liquid licenties
Wat is elimineren?
In een geconsolideerde rapportage worden cijfers van je verschillende bedrijven bij elkaar samengevoegd. Dit is handig om een helikopterblik over een geheel concern te kunnen krijgen. In de praktijk zijn er echter vaak ook transacties tussen de verschillende interne administraties onderling. Door te elimineren zorg je ervoor dat deze transacties niet getoond worden in de geconsolideerde rapportages/prognoses. Je consolidatie laat dan alleen nog de cijfers zien van je gehele bedrijfs-concern ten opzichte van externe klanten en leveranciers.
Een bekend voorbeeld is de interne managementfee. Als je bijvoorbeeld binnen een consolidatie groep een werkmaatschappij (BV) en een holding (BV) hebt, komt het vaak voor dat de holding BV een managementfee factureert aan de werkmaatschappij BV. Voor de holding BV komt deze aan de omzetkant van de rapportage, voor de werkmaatschappij BV juist aan de kostenkant. Als je deze niet elimineert, dan zie je het bedrag in de geconsolideerde rapportage aan beide kanten terug. Zowel de omzet als de kosten lijken dan hoger dan ze eigenlijk zijn. Door een eliminatie toe te voegen los je dit probleem op.
Is elimineren verplicht?
Het is niet verplicht of noodzakelijk om eliminaties toe te voegen. Het zorgt wel voor een zuiverdere rapportage. Ook zonder eliminatie toont de geconsolideerde rapportage een duidelijk overzicht van alle administraties bij elkaar. Maar wanneer er veel zogeheten 'intern verkeer' is - transacties tussen de bedrijven in de groep onderling - kan er wel een vertekend beeld ontstaan van de omzet en kosten. Mocht een externe partij, zoals een bank, om een consolidatierapport vragen, dan zullen zij vaak verwachten dat de onderlinge relaties hierin geëlimineerd zijn.
Eliminatieregels aanmaken
De makkelijkste manier om te elimineren in Liquid is door een eliminatieregel aan te maken. Met een eliminatieregel laat je Liquid automatisch de onderlinge transacties elimineren tussen twee verschillende grootboeken van twee verschillende administraties. Nadat je de eliminatieregel hebt toegevoegd rekent Liquid direct zelf uit welke eliminatieboekingen gegenereerd moeten worden.
💡Eliminaties zijn alleen zichtbaar in de Winst & Verlies en Balansrapportages
Eliminatieregels aanmaken vanuit het Dashboard (Snelle invoer)
Eliminatieregels kan je aanmaken vanuit het Dashboard of via Gegevens. In deze sectie laten we zien hoe je dit doet vanuit het Dashboard.
Open het Winst & Verlies- of Balans-Dashboard en kies voor de spreadsheet-weergave.
Selecteer een cel in de spreadsheet en klik op Snelle Invoer
Kies in de modal rechtsboven: Eliminatie
Kies voor het eliminatietype: Eliminatieregel op grootboek
Vul een naam in voor de eliminatieregel
Selecteer de twee administraties waartussen geëlimineerd wordt, en specificeer de grootboekrekening.
Optioneel: selecteer een specifieke relatie om te elimineren. Dit is wenselijk als er op een grootboekrekening ook boekingen zijn die niet geëlimineerd hoeven te worden.
(Nieuw) Optioneel: Voeg desgewenst extra tegenregels toe, zie ook hieronder.
Kies een begindatum voor de eliminatieregel.
Uitgebreide invoer voor eliminatieregels
Klik vanuit het vorige scherm op Uitgebreide invoer voor aanvullende opties. Voor Eliminatieregels gaat het om de volgende opties:
Toevoegen van een optionele omschrijving van de eliminatieregel.
Mogelijkheid om een einddatum te specificeren tot wanneer de eliminatieregel wordt toegepast.
Mogelijkheid om meerdere scenario's te selecteren. Standaard wordt de eliminatieregel alleen toegepast op het scenario waarin deze is aangemaakt. Het is hier mogelijk om de eliminatieregel op meerdere scenario's toe te passen, ook wanneer de te elimineren bedragen tussen de scenario's afwijken.
Meerdere tegenregels bij eliminatieregels
Het is ook mogelijk om voor een eliminatieregels meerdere tegenregels op te nemen:
Bij complexere consolidatiestaten kan het nodig zijn om niet één, maar meerdere tegenregels aan te wijzen voor een eliminatieregel. Denk bijvoorbeeld aan:
Een intercompany-eliminatie tussen een holding en een werkmaatschappij, waarbij er in de holding sprake is van omzet maar er in de werkmaatschappij sprake is van kosten verspreid over twee (of meer) verschillende grootboeken.
Een intercompany-eliminatie tussen een holding en meerdere werkmaatschappijen tegelijk, waarbij er voor elke werkmaatschappij een grootboek geselecteerd moet worden.
Een combinatie van bovenstaande, met meerdere grootboeken over meerdere administraties verspreid.
In elk van deze gevallen is het kiezen van additionele tegenregels de juiste oplossing. Desgewenst is het ook mogelijk om dit te combineren met het relatie-filter om nog specifieker te elimineren.
Eliminatieboekingen aanmaken
In sommige gevallen is het niet wenselijk om automatische eliminatieregels aan te maken. In dit geval kan je in Liquid een handmatige eliminatieboeking toevoegen. Deze boeking heeft een specifiek bedrag en specifieke datum. Het is ook mogelijk om hier een herhalende reeks van aan te maken, en om deze in meerdere scenario's toe te voegen.
Eliminatieboekingen aanmaken vanuit het Dashboard (Snelle invoer)
Net zoals eliminatieregels maak je eliminatieboekingen ook eenvoudig aan vanuit het Dashboard of via Gegevens. In dit geval doen we dit vanuit het Dashboard.
Open het Winst & Verlies- of Balans-Dashboard en kies voor de spreadsheet-weergave.
Selecteer een cel in de spreadsheet en klik op Snelle Invoer
Kies in de modal rechtsboven: Eliminatie
Kies voor het eliminatietype: Eliminatieboeking
Vul een naam in voor de eliminatieboeking.
Selecteer de twee administraties waartussen geëlimineerd wordt, en specificeer de grootboekrekening. Specificeer voor het eerste grootboek of het een debet- of creditboeking is. (De boeking op het andere grootboek zal altijd het tegenovergestelde hiervan zijn).
Kies de datum en het bedrag van de eliminatieboeking.
Uitgebreide invoer voor eliminatieboekingen
Net zoals bij eliminatieregels is er ook voor de eliminatieboeking een uitgebreide invoer beschikbaar. Klik vanuit het vorige scherm op Uitgebreide Invoer voor aanvullende opties. Voor eliminatieboekingen gaat het om de volgende opties:
Toevoegen van een optionele omschrijving van de eliminatieregel.
Mogelijkheid om meerdere scenario's te selecteren, net zoals bij de eliminatieregel. Het is mogelijk het bedrag, de datum en de herhaling (zie hieronder) per scenario te laten variëren
Mogelijkheid om een herhaling en een verandering toe te voegen, bijvoorbeeld voor een voorspelbare reeks van eliminatieboekingen.
Eliminaties bekijken in Dashboards
Vanuit de aangemaakte eliminatieregel of eliminatieboeking genereert Liquid automatisch de transactie voor je rapportage. Let op: eliminaties zijn alleen zichtbaar in de Consolidatie rapportages (zie rechtsboven in Liquid).
Navigeer in de geconsolideerde rapportage naar het grootboek waarop een eliminatie is toegevoegd om deze te zien. Eliminaties worden op een aparte regel in de spreadsheet getoond. Per saldo zal het grootboek daardoor op 0 staan (tenzij er andere, niet geëlimineerde transacties op dit grootboek staan).
Waarschuwing als eliminatieregels niet in balans zijn
In sommige situaties kan het zijn dat de gegenereerde eliminaties vanuit een automatische eliminatieregel niet in balans zijn. Dat betekent dat in de ene administratie wel een boeking gevonden wordt die geëlimineerd kan worden, maar in de tegen-administratie niet. Dit komt in de praktijk vooral voor wanneer de boekhouding van de ene administratie al is bijgewerkt en van de andere nog niet.
Wanneer deze situatie zich voordoet, toont Liquid een waarschuwing in het Dashboard. Daarmee kan je ook direct doorklikken naar de regels die niet in balans zijn. In vrijwel alle gevallen is dit een probleem wat aan de kant van de boekhoudsoftware moet worden bijgewerkt.
Eliminaties bekijken of aanmaken in Gegevens
Het is ook mogelijk om de eliminatieboekingen en eliminatieregels in één overzicht te zien. Ga hiervoor naar Gegevens > Eliminaties. In dit scherm staat een tabel met alle aangemaakte eliminatieboekingen/regels, van alle scenario's samen of te filteren per scenario. Tevens kunnen vanuit dit scherm nieuwe eliminatieboekingen en eliminatieregels aangemaakt worden.